Meniul Contabilitate → Import extrase din format PDF preia extrasul de cont în format PDF, așa cum îl descărcați din aplicația de internet banking a băncii, și îl înregistrează în modulul Financiar. Pe scurt:
programul citește din PDF titularul, IBAN-ul și tranzacțiile extrasului;
determină contul contabil al băncii (5121, 5124 …) după IBAN;
identifică operațiunile care au fost deja înregistrate și le exclude;
opțional, trimite operațiunile rămase unui model AI, care propune pentru fiecare factura (facturile) pe care se repartizează sau contul pe care se contează;
afișează rezultatul într-un ecran în care puteți verifica și corecta fiecare operațiune;
la salvare, înregistrează extrasul în Financiar.
Operațiunile importate se regăsesc apoi în Casă, Bancă, Avansuri, unde pot fi consultate și modificate ca orice altă înregistrare.
Film demonstrativ
Filmul de mai jos prezintă modul de lucru cu rutina de import.
Înainte de prima rulare
Cheia API OpenRouter este necesară doar pentru contarea cu AI. Se completează în Administrare → Date societate, tab-ul Altele. Pașii pentru obținerea cheii sunt descriși în Configurare OpenRouter. Costul unei contări este de ordinul centilor și se plătește din creditul OpenRouter.
Calculul – rulați Contabilitate → Calcul - prelucrare date înainte de import, pentru ca soldurile facturilor să fie actualizate.
Pașii importului
Alegerea fișierului. La pornire se deschide fereastra de selecție a fișierului PDF cu extrasul.
Verificarea titularului. Dacă codul fiscal al titularului din extras diferă de cel din Date societate, primiți un avertisment – verificați că importați extrasul firmei corecte.
Contul băncii. Dacă IBAN-ul din extras este asociat unui cont contabil, contul este determinat automat (mesajul „Contul … a fost determinat automat”). Altfel se deschide lista conturilor de bancă, alegeți contul, iar programul îi asociază IBAN-ul, astfel încât la următoarele importuri contul va fi recunoscut direct. Asocierea IBAN – cont poate fi modificată în Solduri contabilitate.
Operațiunile deja înregistrate. Programul caută în Financiar înregistrările de extras pe contul băncii cu aceeași dată, același sens (plată / încasare) și aceeași sumă – inclusiv plățile sau încasările distribuite pe mai multe facturi, la care suma este împărțită pe mai multe rânduri. Operațiunile găsite nu se mai trimit la AI și nu se mai înregistrează a doua oară (vezi Reimportul aceluiași extras). Dacă toate operațiunile sunt deja înregistrate, primiți mesajul „Toate operațiunile din extras sunt deja înregistrate: nu se mai trimit la AI.”
Contarea cu AI. La întrebarea „Doriți contarea extrasului cu ajutorul AI?”:
Da – se deschide fereastra de alegere a modelului (vezi Contarea cu AI), apoi AI-ul propune contarea fiecărei operațiuni;
Nu – se trece direct la ecranul de verificare, cu toate operațiunile noi necontate, pe care le completați manual.
Modelul AI folosit pentru contare, cu prețul OpenRouter (USD / 1 milion de tokeni output). Lista se citește de pe openrouter.ai și conține cea mai nouă versiune a fiecărei familii de modele; fără internet se afișează o listă implicită. Dacă nu știți ce să alegeți, lăsați modelul propus.
Prompt suplimentar (opțional) – instrucțiuni adăugate celor implicite, prin care îi spuneți agentului cum contați în situații specifice firmei dvs. Exemple:
„Încasările de la persoane fizice cu explicația «chirie» se contează pe 706.”
„Plățile către Orange și Vodafone se repartizează pe facturile furnizorului, nu pe 626.”
„Ridicările de numerar se contează pe 581.”
Fișiere suplimentare (opțional) – cu butonul Alege fișiere puteți trimite agentului documente care îl ajută să conteze: un tabel cu contracte și conturi, o listă de plăți programate etc. Se acceptă fișiere txt, csv, xlsx, docx, pdf, imagini (jpg, png …) și altele. Fișierele se aleg pe rând; dublu-click pe un fișier din listă îl scoate.
Continuă pornește contarea, Abandon renunță la import.
Ecranul „Extras de cont” – verificare și corectare
Ecranul are câte o linie pentru fiecare operațiune din extras (o operațiune contată pe mai multe conturi apare pe mai multe linii). Coloanele sunt:
# – numărul liniei (folosit și în mesajele de eroare);
Data, Debit (plăți), Credit (încasări) – preluate din extras, needitabile;
Sold – soldul contului băncii după operațiune, calculat din soldul inițial al lunii și extrasele deja înregistrate; comparați-l cu soldul din extrasul băncii;
Valuta – apare doar la extrasele în valută;
Repartizare – suma pe fiecare cont, la operațiunile contate pe mai multe conturi, de ex. plata obligațiilor salariale către bugetul de stat (apare doar dacă există asemenea operațiuni);
Descriere – explicația care va fi înregistrată în Financiar; este editabilă. Descrierea completă a operațiunii, așa cum apare în extras, se afișează sub grilă pentru linia curentă;
Cont - F1, Cont2, Cont3 – contul pe care se contează operațiunile fără facturi;
COD F1 – partenerul (persoana) la conturile de avansuri, vezi Operațiuni pe cont;
Facturi – butonul care deschide lista facturilor pentru repartizare;
NU IMPORTA – liniile bifate nu se înregistrează.
Culoarea fiecărei linii arată starea operațiunii:
Verde
repartizată complet pe facturi
Galben
repartizată parțial pe facturi (suma pe facturi e mai mică decât suma din extras)
Albastru
contată pe cont (alte operațiuni: comisioane, salarii, buget, avansuri …)
Roșu
nerezolvată – nici pe facturi, nici contată; trebuie completată înainte de salvare
Gri
nu se importă (bifată NU IMPORTA sau deja înregistrată)
Sub grilă, recapitulația afișează numărul de operațiuni din fiecare categorie, cu aceleași culori, precum și numărul operațiunilor modificate și nesalvate.
Butoane:
Salvează – verifică și înregistrează extrasul (vezi Salvarea);
Doar linii necontate / Arată toate înregistrările – afișează doar liniile roșii, ca să le rezolvați pe rând; după rezolvare, linia dispare din listă și se trece la următoarea;
Selectează tot / Deselectează tot – bifează / debifează NU IMPORTA pe toate liniile;
Ieșire – închide ecranul fără să înregistreze nimic.
Repartizarea pe facturi
Butonul Facturi de pe linie deschide fereastra Facturi din sold: la plăți (coloana Debit) facturile furnizorilor, la încasări (coloana Credit) facturile clienților.
Sus se afișează data, sensul și suma operațiunii, descrierea din extras și partenerul recunoscut. Lista este filtrată pe acest partener; butonul Toate facturile din sold scoate filtrul (util când plata vine de la altă firmă decât cea facturată). Dacă partenerul nu a fost recunoscut, se afișează toate facturile.
Câmpul Caută filtrează după numărul facturii, numele partenerului sau CUI.
Facturile se bifează în prima coloană sau cu tasta SPAȚIU. La bifare, suma din coloana De plătit / De încasat se completează cu soldul facturii; o puteți modifica pentru plăți sau încasări parțiale. Suma trebuie să fie între 0 și soldul facturii.
Totalul repartizat nu poate depăși suma din extras: dacă o factură trece peste suma rămasă, suma ei este redusă automat la rest.
Debifează tot anulează selecția, OK confirmă, Renunță închide fără modificări.
Facturile propuse de AI apar deja bifate, cu sumele repartizate. La o plată repartizată parțial (linie galbenă), la salvare diferența se adaugă pe ultima factură aleasă. Dacă diferența trebuie înregistrată altfel (de ex. un avans), repartizați suma integral pe factură sau contați operațiunea pe cont.
Operațiuni pe cont (fără facturi)
Comisioanele, dobânzile, plățile de salarii, plățile la buget, avansurile de trezorerie, transferurile între conturi etc. se contează direct pe cont:
scrieți contul în Cont - F1, Cont2, Cont3, sau apăsați F1 în coloana Cont - F1 pentru lista conturilor (căutare după cont sau explicație, Alege / Enter);
dacă operațiunea are deja facturi selectate, debifați întâi facturile, apoi completați contul;
COD F1 se completează (cu F1 – lista firmelor / persoanelor) la conturile de avansuri, de exemplu avansul de trezorerie dat unui angajat. Este disponibil doar pentru conturile definite ca avansuri (parametrul 008) și dacă modul de lucru cu avansuri este activat (parametrul CFG2, poziția 1 = A);
la schimbarea contului, descrierea se completează cu explicația folosită anterior pentru acel cont; o puteți modifica.
Plățile repartizate pe mai multe conturi – de exemplu o plată unică la bugetul de stat pentru 4315, 4316 și 444 – apar pe câte o linie pentru fiecare cont, cu suma contului în coloana Repartizare, editabilă. Debit, Credit și Sold apar doar pe prima linie. La salvare, suma pe conturi trebuie să fie egală cu suma din extras. Pe aceste operațiuni nu se pot alege facturi.
Salvarea și înregistrarea extrasului
La apăsarea butonului Salvează se verifică:
să nu existe linii roșii – altfel mesajul „Extrasul nu poate fi salvat: … operațiuni nu sunt nici repartizate pe facturi, nici contate (fond roșu)” și poziționare pe prima dintre ele;
conturile completate să existe în planul de conturi – dacă nu există, se afișează liniile și conturile noi și sunteți întrebat dacă salvați extrasul cu aceste conturi;
la operațiunile pe mai multe conturi, suma pe conturi să dea suma din extras.
la operațiunile pe facturi se completează numărul și data facturii și partenerul; la cele pe cont, documentul este „EXTRAS”;
la extrasele în valută, valoarea în lei se calculează la cursul BNR din data operației. Cursul trebuie să existe în program, altfel apare eroarea „lipsește cursul … din …”.
Dacă o singură operațiune nu poate fi înregistrată (de exemplu factura nu mai e în sold sau lipsește cursul), nu se înregistrează nimic din extras, iar mesajul „Extrasul nu a fost înregistrat:” arată, pentru fiecare problemă, ID-ul operațiunii și cauza. Corectați cauza și reluați importul.
Înregistrările făcute de import se pot consulta și corecta în Casă, Bancă, Avansuri.
Reimportul aceluiași extras
Puteți importa același extras de mai multe ori, sau un extras care cuprinde și zile deja înregistrate (de ex. extrasul lunar după ce ați importat extrase zilnice). Operațiunile deja existente în Financiar – înregistrate prin import sau introduse manual – sunt recunoscute după dată, sens și sumă, nu se mai trimit la AI și apar în ecran pe gri, bifate NU IMPORTA, cu contul sau facturile din înregistrarea existentă. Doar operațiunile noi se înregistrează.
Dacă doriți totuși să înregistrați din nou o operațiune recunoscută ca existentă, debifați NU IMPORTA pe linia respectivă și contați-o. Pentru a reface complet contarea unui extras, ștergeți întâi înregistrările lui din Financiar și apoi reluați importul.
Sfaturi și erori frecvente
Verificați întotdeauna propunerea AI înainte de salvare, mai ales liniile galbene și cele contate pe conturi noi. Responsabilitatea contării rămâne a utilizatorului.
Comparați coloana Sold de pe ultima linie cu soldul final din extrasul băncii. O diferență arată că lipsesc înregistrări anterioare sau că soldul inițial al contului nu este corect.
Dacă aceeași operațiune este contată greșit lună de lună, adăugați o regulă în Promptul suplimentar – se reține pentru importurile următoare.
„Completați cheia API …” – introduceți cheia OpenRouter în Administrare → Date societate, tab-ul Altele (vezi Configurare OpenRouter).
„Fișier invalid” – PDF-ul nu a putut fi citit ca extras de cont (de ex. este o imagine scanată, nu PDF-ul generat de bancă). Descărcați extrasul direct din aplicația băncii.
„Luna este blocată!” – deblocați luna sau treceți în luna extrasului.
Extrasele în format electronic MT940, QIF, CSV sau XLSX se importă cu rutina Import automat extrase e-banking, din meniul Diverse → Alte operații.